Kérdéssel válaszolunk a kérdésre: mit is csinál egy létesítménygazdálkodási szakember? 

A Facility Management szakember definíciójának keresésekor az első tisztázandó kérdést Petőfi Sándor „adta”: Minek nevezzelek? AM, PM, FM?

Sok a félreértés, nem tiszták a definíciók, ha a Facility Management területéről beszélünk. Az FM-szolgáltatások élvezői még ma is leginkább modern gondnokként tekintenek a magasan képzett szakemberekre, miközben ettől sokkal szerteágazóbb és specifikusabb a válasz a kérdésre: mit csinál egy létesítménygazdálkodási szakember?

A kérdést Berta Zsolt változásmenedzser veti fel a Magyar Létesítménygazdálkodási Szövetség honlapján megjelent cikkében, és a választ is alaposan körüljárja.

Facility Management, vagyis az a létesítménygazdálkodás nagyon röviden egy szervezetet, annak belső folyamatait támogató tevékenység, amit a létesítménygazda (facility manager) irányít. Célja a szervezet hatékonyságának javítása kölcsönösen elfogadott szolgáltatások nyújtásával, fejlesztésével.

Hol van a félreértés?

Berta leszögezi: a létesítménygazdálkodás (Facility Management) nem egyenlő épületüzemeltetéssel (Building Services; BS).

A létesítménygazda azon dolgozik, hogy adott szervezet számára, annak stratégiai céljaival összhangban a legmegfelelőbb szolgáltatásokat nyújtsa vagy keresse meg a piacról. Legyen szó területmenedzsmentről, irodák, raktárak bérléséről, építéséről vagy üzemeltetésről, flottamenedzsmentről stb.

Az épületüzemeltető pedig a korszerű menedzsmentismeretekkel rendelkező XXI. századi gondnok – fogalmaz a szakember.

Itt újabb szereplőkkel bővül a listánk!

Eddig beszéltünk FM-ről és BS-ről, de essen szó az AM-ről és PM-ről is.

A béringatlan-piac sajátossága, hogy az elérhető ingatlanok nagy része különböző alapok tulajdona, és a befektetést tekintik stratégiai tevékenységüknek. A tulajdonukban lévő ingatanokat „asset”-ként (pénzügyi eszközként) kezelik, hasznosításukat és üzemeltetésüket többnyire ügynökségekre bízzák – vázolja a Berta Zsolt.

A folyamat szereplői és a félreértés:

• az ingatlanalap munkatársa végzi az Asset Management-et (AM),
• a bérlőmenedzsmentet magába foglaló feladatokra ott a Property Management (PM),
• az ingatlan üzemeltetését pedig a Facility Management-re bízzák.

Vagy mégsem? Ahogy Berta is felhívja rá a figyelmet, az FM megnevezés ebben az esetben téves, hiszen ezt a feladatot valójában a BS, vagyis a Buildig Services látja el.

Ilyen tekintetben az „AM/PM/FM” cégek, menedzserek mind létesítménygazdálkodási szolgáltatók, akik az értékteremtési lánc különböző elemeit képviselik. A bérlő létesítménygazdája meg a király, merthogy mindig a vevő a király – foglalja össze a szakember.

A működés ideális keretei

Az FM valójában szolgáltatás menedzsment. Ebben az iparágban a jó szolgáltatás alapja a precízen megfogalmazott SLA (Service Level Agreement, szolgáltatási-szint szerződés). Nehézség azonban, hogy csak kevesen tudnak jó szerződést írni és szolgáltatási szinteket megfogalmazni.

Ahogy azt Berta is levezeti: az elvárt szolgáltatási szintek definiálásához számszerűsíteni kell a szolgáltatást. A tevékenységekhez rendelt KPI-okat (Key Performance Indicator, kulcs teljesítmény mutatókat) kell meghatározni. Ezek teljesülését vagy éppen elmaradását mérni és dokumentálni kell.

A gyakorlatban mindez nem is olyan egyszerű, amit Berta egy egyszerűnek tűnő takarítási szolgáltatás mintáján vezet le: „Na jó, de milyen a takarítás minősége? Muszáj minden nap takarítani ahhoz, hogy egy bizonyos tisztasági szintet fenntartsunk? Tehát tevékenység alapú vagy teljesítmény alapú KPI-t határozzunk meg? Ha minőséghez (teljesítmény, eredmény) kötjük, hogyan mérjük és milyen időközönként? Van-e rá eszközünk, időnk, energiánk? Dokumentáljuk? Visszajelzünk a szolgáltatónak? Az asztalnak pormentesnek kell lennie (a por mennyisége meghatározható és egy speciális textillel mérhető), de minden adott pillanatban? 10 percenként? Óránként? Örül a főnök, ha óránként mintát veszünk az asztaláról?”

A fentiekből is kitűnik, a szakmai szerepek, a feladatok és a munkavégzés keretei sokkal összetettebbek, mintha csak egy egyszerű gondnoki állásról beszélnénk.

Forrás: hfms.org.hu