A világjárvány kitörése óta foglalkoztatja az FM szakmát, hogyan alakul át a mindennapi munka és milyen intézkedésekkel tehető biztonságossá az irodai tér. Az elmúlt hónapok nem egy cégvezetőt késztettek az irodák átszervezésére, költözésre. A változások menedzselése sosem könnyű feladat, a pandémia tovább nehezíti a folyamatokat, azonban már látni a bevált gyakorlatokat.
A mindennapi munka során számolni kell vele, hogy a pandémia hullámzása következtében sok helyen az irodában egyszerre jelenlévő munkatársak száma csökkent, miközben a biztonsági előírások szinte napról-napra változnak, szigorodnak, így az irodaterületek kialakítását is módosítani kell. Bár nincs bevált forgatókönyv a jelenlegi helyzetre, a FacilitiesNet összeállította azoknak a gyakorlatoknak a listáját, melyek kiállták az elmúlt hónapok próbáját és a felelős létesítményüzemeltetőknek érdemes alkalmazniuk, ha az iroda átszervezésére vagy költözésre kerül a sor.
- Kommunikáljunk a munkavállalókkal
Az élet számos területén tapasztalhatjuk, hogy a pandémia folyamatos kiszámíthatatlansága miatt érzékeny időszak ez sokak számára, főként, ha az irodákba való visszatérés a téma. A helyszíni munkavégzés a természetessé vált homeoffice után bizonytalanságot és stresszt szülhet a kollégákban, ami azonban oldható a rendszeres és megfelelő kommunikációval. Éppen ezért kulcsfontosságú, hogy az irodában történő változásokkal, biztonsági fejlesztésekkel kapcsolatban mindig egyeztessünk a munkavállalókkal is. Hasznos lehet egy elégedettségi felmérés az alkalmazottak körében (kitérve a vírussal kapcsolatos szempontokra is), amelyből visszajelzést kaphatunk a valós igényekről, elvárásokról.
- Végezzünk helyiségelemzést
Ha felmértük az igényeket, a következő lépés, hogy a részlegvezetőkkel elemezzük a rendelkezésre álló helyiségek általános kihasználtságát. Szánjunk különös figyelmet a technológiai követelményekre is, hiszen ez kulcsfontosságú a munkafolyamatok zavartalanságához. Ebben a folyamatban érdemes kitérni a bútorozási tervre is, számolva pl. a hot desking lehetőségével. Jó, ha olyan megoldásokat keresünk, amelyek lehetővé teszik a kis alkatrészkészletet és a könnyű konfigurálhatóságot. Ezen információk alapján már könnyebb lesz meghatározni azt is, milyen arányban lesz szükség tárgyalókra, munkaállomásokra és szabadidős terekre.
- Ne féljünk újra felosztani a tereket
Sok esetben a bérleti szerződés nem engedi, hogy komolyabb átalakítást végezzünk az irodán, de ebben az esetben is érdemes átcsoportosítási terveket kidolgozni. Ez nemcsak a helyiségek jobb kihasználásának meghatározásáról szól, hanem újrateremti a munkahelyet, nagyobb hatékonyságot és biztonságosabb együttműködést tesz lehetővé a munkavállalók számára. Továbbá az átrendezéssel egyensúlyt teremthetünk az elszigetelt és a közösségi terek között, és az igényeknek megfelelő lehetőségeket biztosíthatunk a kollégák számára.
- Költözés esetén ügyeljünk az alapos szervezésre
Sok cég nem engedheti meg magának, hogy munkavállalói idejét egy költözés alapos megtervezésére fordítsa, holott a jól koordinált költözés gyakran kritikus fontosságú a hatékonyság és a személyzet moráljának fenntartása szempontjából is. A költözésmenedzsment során ügyelni kell emberek, tárgyak és berendezések mozgatására, ezeket össze kell hangolni és megfelelően levezényelni. Ehhez szükséges lehet olyan munkatárs vagy külsős segítség bevonása, aki ismeri az esetleges buktatókat, odafigyel minden részletre és kiváló kommunikációs és problémamegoldó képességgel rendelkezik. A költözés megszervezésének folyamatát érdemes ideiglenes helyiség- és megvalósítási tervezéssel kezdeni, amely során azonosítjuk azokat a kritikus rövid távú igényeket, amelyek nem várhatnak a hosszú távú munkahelyi stratégiai terv megvalósításáig.
- Biztosítsuk a folyamatos kommunikációt
Ahogy az az első pontban is nagy hangsúlyt kapott, kulcsfontosságú a megfelelő kommunikáció, és ez igaz minden egyes lépésre és minden egyes részlegre. A létesítményüzemeltető és az átszervezés, átalakítás vagy költözés megvalósításban érintett valamennyi osztály között elengedhetetlen az összhang a sikeres projekthez.
Érdemes tehát a fenti tippeket figyelembe venni az iroda átalakítását, átszervezését megelőzően, hiszen a megfelelő és alapos folyamat kidolgozása és végrehajtása segít biztosítani a csapatot arról, hogy a cég a munkavállaló érdekeit tartja szem előtt, miközben a hatékonyság sem sérül.
